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Auch wenn Multitasking als positiv betrachtet wird, so kann es das genaue Gegenteil von Effizienz bewirken. Matthew Jenkin skizziert einige Alternativmethoden, bei denen der Fokus immer nur auf eine Aufgabe gleichzeitig gelegt wird und die zu einer glücklicheren und produktiveren Belegschaft führen.
Der britische Unternehmer war der Meinung, dass seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft D&T wie geschmiert lief. Sein Erstaunen war groß, als er feststellte, dass die Zeiten, die verschiedene Teammitglieder für ein- und dieselbe Aufgabe benötigten, erheblich voneinander abwichen. War es möglich, dass manche seiner Mitarbeiter bei ihren Aufgaben dreimal so langsam waren wie andere, oder steckte etwas anderes dahinter? Er beschloss, ein wenig tiefer zu bohren.
Er fand heraus, dass die Mitarbeiter, die für eine Aufgabe am längsten brauchten, diejenigen waren, die am meisten Multitasking betrieben. Sie kümmerten sich um E-Mails, Anfragen aus Social Media und Telefonanrufe, während sie gleichzeitig versuchten, ein größeres Projekt abzuwickeln.
„Sie hatten das Problem des Ramp-down- und Ramp-up-Effekts(1)“, meint Reader. „Wenn sie eine Aufgabe liegen ließen, um sich einer weniger wichtigen Aufgabe zu widmen, benötigten sie bis zu einer halben Stunde Zeit, um wieder zurück in ihren vorherigen Arbeitsfluss zu kommen, weil sie – wenn auch nur für ein paar Minuten – abgelenkt waren. Und genau das war der Grund für unseren Zeitverlust.“
Multitasking wird in der modernen Welt oft als Notwendigkeit betrachtet. Die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig tun zu können – auch wenn es sich dabei um etwas scheinbar Banales wie E-Mails beantworten und dabei gleichzeitig reden handelt –, wird heute als selbstverständlich betrachtet. Dass das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben uns produktiver macht, ist jedoch ein Mythos.
Forschungen der American Psychological Association(2) zeigen, dass das, was wir als Multitasking betrachten, eigentlich ineffizient ist. Das liegt daran, dass der Begriff Multitasking eine unzutreffende Bezeichnung ist. In seinem Buch „The Myth of Multitasking“ erklärt Dave Crenshaw: „Wenn Leute über Multitasking sprechen, meinen sie meistens das Wechseln zwischen Aufgaben. Egal, wie sie es jedoch tun, der schnelle Wechsel zwischen zwei Aufgaben ist einfach nicht besonders effizient.“
Es verschlingt nicht nur unheimlich viel Zeit, sondern kann sich auch negativ auf die geistigen Fähigkeiten auswirken. Laut einer Stanford-Studie(3) erbringen Multitasker schlechtere Leistungen und weisen kürzere Aufmerksamkeitsspannen auf. Experimente haben gezeigt(4), dass sich beim Wechsel von einer Aufgabe zu einer anderen ein Teil des Gehirns noch auf die vorherige Aufgabe konzentriert. Jedes Mal, wenn man wieder zurückkehrt, muss man sich daran erinnern, worum es bei der vorherigen Aufgabe ging und gleichzeitig versuchen, sich von der anderen Aufgabe nicht ablenken zu lassen. Das kann die kognitive Belastung steigern.
Weitere Studien(5) belegen, dass man bei Multitasking ganze 40 % mehr Zeit benötigt, als wenn man sich nur auf eine Aufgabe konzentriert. Gloria Mark von der University of California fand sogar heraus, dass man 25 Minuten(6) benötigt, um zu einer Aufgabe zurückzukehren, von der man sich zuvor hat ablenken lassen.
Wenn Multitasking also nicht funktioniert, was ist dann die Lösung?
1. Beobachten und planen
Carl Reader schlägt vor, dass man einige Tage lang genau beobachten sollte, was man an einem durchschnittlichen Tag macht. „Indem ich mir die Aufgaben, an denen ich arbeitete, notierte, konnte ich erkennen, wie wenig Zeit ich für die wirklich wichtigen Dinge aufbrachte“, erklärt er.
Mit diesem Wissen im Hinterkopf begann Reader, seine Tage richtig zu planen, um seine Zeit bestmöglich zu nutzen. „Anstatt mich von meinem Tag formen zu lassen, formte ich meine Tage lieber selbst“, erklärt er. „Jetzt plane ich schon am Vorabend Zeiten für bestimmte Aufgaben des nächsten Tages und freie Zeit für andere Tätigkeiten ein. Seitdem ich das mache, stelle ich erstaunt fest, was ich an einem Tag doch alles erledigen kann.“
Hören Sie mit Multitasking auf, und gewinnen Sie täglich wertvolle Zeit zurück.
2. „Aufgabenopportunist“ werden
In einem Artikel für Forbes(7) empfehlen Shani Harmon und Renee Cullinan, nicht mehr zu versuchen, alles gleichzeitig zu tun, sondern „Aufgabenopportunist“ zu werden. Das bedeutet, man soll Gelegenheiten nutzen, um Aufgaben ihrem entsprechenden Zeitrahmen zuzuordnen.
Sie schlagen vor, die zu erledigenden Aufgaben zunächst in drei „Eimer“ (klein, mittel, groß) einzusortieren. Das Kriterium soll dabei die Zeit sein, die für ihre Fertigstellung benötigt wird. Wenn man das weiß, kann man den Tag optimieren, um die größtmögliche Produktivität zu erreichen.
Der kleine Eimer (mit Aufgaben, die maximal 15 Minuten erfordern, wie etwa das Beantworten von E-Mails) kann in kurzen Zeitfenstern schnell abgearbeitet werden.
Der mittelgroße Eimer (mit Aufgaben, die eine gewisse Konzentration erfordern, jedoch relativ überschaubar sind) kann in Angriff genommen werden, wenn ein Meeting plötzlich abgesagt oder ein Flug storniert wird.
Für die Durchführung der Aufgaben im großen Eimer (mit Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, z. B. das Verfassen eines Strategiedokuments oder eine Datenanalyse) muss man in seinem Kalender Zeit einplanen.
Indem man kleine und mittelgroße Aufgaben in kurzen Schüben erledigt, so Harmon und Cullinan, kann man sich besser auf die großen Aufgaben konzentrieren, die für gewöhnlich am wichtigsten sind.
3. Den Tag in Einheiten unterteilen
Die Expertin für Produktivität, Marianne Page, erklärt, dass wir wahre Produktivität erleben, wenn wir unseren Tag in mehrere Zeiteinheiten unterteilen. Zum Beispiel 90 Minuten mit einer kurzen Pause zwischen zwei Einheiten. Wir weisen dann eine Aufgabe, z. B. den Teil eines Projekts oder einen Geschäftsbereich, einem Zeitintervall zu und dürfen in der dafür vorgesehenen Zeit nicht von dieser Aufgabe abweichen.
„Zunächst plant man seinen Tag im Voraus, sodass man irgendwo in seinem Unterbewusstsein weiß, was man tun wird und dass man eine begrenzte Zeit für jeden ‚Abschnitt‘ hat, also fängt man im Kopf an, zu planen“, erklärt Page. „In der Pause dazwischen kann man Energie tanken und seinen Fokus auf die nächste Aufgabe oder den nächsten Geschäftsbereich richten.“
4. Pomodoro-Technik anwenden
Bei dieser Technik werden Aufgaben in mundgerechte Stücke zerteilt, die für gewöhnlich je 25 Minuten benötigen. Dazwischen sind Pausen vorgesehen. Das ist eine Technik des Zeitmanagements, die Francesco Cirillo in den späten 1980er-Jahren entwickelte. Als er an der Universität studierte, hatte Cirillo oft Probleme, seine Lernzeiten effizient zu nutzen. Er nahm dann eine Küchenuhr in der Form einer Tomate, nach der er diese Methode auch benannt hat, und stellte sie auf ein paar Minuten ein. In dieser Zeit lernte er intensiv. Dann belohnte er sich mit einer Pause.
Es funktionierte: Er stellte fest, dass er sich besser auf eine Aufgabe konzentrieren und schließlich mehr erledigen konnte. Diese einfache, jedoch wirksame Methode diente als Inspiration für zahlreiche Apps, wie z. B. Marinara Timer(8) oder PomoDone(9), die beide benutzerfreundliche Timer für diese Technik enthalten.
5. Tief in sich gehen
Die Willenskraft zu steigern, ist eine weitere Eigenschaft, die sich in puncto Produktivität auszahlt. In seinem Wall-Street-Bestseller „Deep Work“ lobt Cal Newport die Fähigkeit, uns mit uneingeschränkter Konzentration einer Tätigkeit widmen zu können.
Er bezeichnet die Eigenschaft, konzentriert arbeiten zu können, als „die Supermacht des 21. Jahrhunderts“ und definiert sie als „professionelle Tätigkeiten, die in einem Zustand der ablenkungsfreien Konzentration, die die kognitiven Fähigkeiten bis an ihre Grenzen bringt, ausgeführt werden. Diese Art zu arbeiten, schafft einen Mehrwert, verbessert die Kompetenzen und ist schwer zu kopieren.“
Newport schlägt vier Prinzipien des intensiven Arbeitens vor: ein isolierter Raum und Zeitrahmen, in denen man ohne Ablenkungen arbeiten kann, Social Media ausschalten, dem Drang widerstehen, bei Langweile zu anderen Aufgaben zu wechseln und „die Untiefen trockenlegen“, d. h. die Zeit, die man für zeitraubende, kleinere Aufgaben benötigt, auf das Minimum reduzieren.
Was diese Technik so erfolgreich macht, ist der Ganz-oder-gar-nicht-Ansatz. Man muss sich nicht komplett von Ablenkungen lösen. Vielmehr geht es darum, sich nur dann vollständig von Ablenkungen zu isolieren, wenn man intensiv arbeitet.
6. Mehr zum Jäger werden
Die Jägermethode geht noch einen Schritt weiter: Dieser Ansatz wurde von Aytekin Tank, dem Gründer von JotForm, einem Softwareunternehmen für die Erstellung von Onlineformularen, entwickelt. Als Erweiterung von Mark Twains berühmtem Ratschlag, den „Frosch zu essen“ (der bedeutet den Tag mit einer Aufgabe beginnen, die man am wenigsten mag), schlägt Tank vor, sich auf nur eine Aufgabe am Tag zu konzentrieren, jedoch mit dem Ziel, sie auch wirklich zu Ende zu führen.
Wie Lila MacLellan in einem Artikel für Quartz schreibt(10): „Alles, was Sie tun müssen, ist sich eine Aufgabe auszusuchen, auf die Sie sich im Laufe des Tages konzentrieren, auch wenn Sie dafür nicht den kompletten Tag benötigen werden. Sie notieren sich die Aufgabe auf einem Haftzettel, kleben diesen auf Ihren Laptop und nutzen ihn als Leitstern. Schauen Sie sich den Zettel an, wenn Sie mit Ihren Gedanken zu Ihren Handybenachrichtigungen, der Trockenreinigung oder irgendwelchen anderen banalen Dingen, an die die Menschen beim Arbeiten denken, abschweifen.
Tanks Technik ist an die frühesten menschlichen Überlebensstrategien angelehnt. „Wenn der Jäger an einem Tag erfolgreich war, dann muss seine Familie nicht hungern. Wenn er keinen Erfolg hatte, dann gab es nichts zu essen. So einfach war das“, schreibt er(11). „Er hatte keine Zeit, seine E-Mails zu checken, an zeitraubende Meetings teilzunehmen oder E-Mails zu versenden. Und er hatte ganz sicher keine Zeit, To-Do-Listen zu erstellen.“
Matthew Jenkin ist US-amerikanischer Journalist und ehemaliger Redakteur von Guardian Careers, dem Online-Portal rund ums Thema Arbeit der britischen Tageszeitung The Guardian.
Quellen:
(1) https://de.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
